メンタルヘルス情報の適切な管理：管理職が知るべきプライバシー保護と連携のポイント
職場で部下のメンタル不調に気づいた際、管理職としてどのように対応すれば良いのか悩むことは少なくありません。特に、部下のメンタルヘルスに関する情報は非常にデリケートであり、その取り扱いには細心の注意が必要です。適切な情報管理は、部下との信頼関係を維持し、ハラスメント等のリスクを回避し、そして必要なサポートへと繋げるために不可欠です。
この記事では、「働くメンタルケア入門」の専門家として、管理職の皆様が部下のメンタルヘルス情報を適切に扱い、プライバシー保護と必要な連携を両立させるためのポイントを解説します。
なぜメンタルヘルス情報の取り扱いが難しいのか
メンタルヘルスに関する情報は、「機微（センシティブ）情報」と呼ばれる個人情報の中でも特に慎重な取り扱いが求められる情報に該当します。これは、不適切な取得や利用、共有が個人の尊厳やプライバシーを著しく侵害する可能性があるためです。
企業には労働契約法に基づく安全配慮義務があり、従業員が心身ともに健康に働けるよう配慮する責任があります。この義務を果たすためには、部下の健康状態に関する情報を把握する必要が生じる場合があります。しかし同時に、個人情報保護法や企業のプライバシーポリシーに基づき、従業員の個人情報を適切に管理する義務も負っています。
管理職は、この「安全配慮義務を果たすための情報収集・共有」と「従業員のプライバシー保護」という二つの重要な責務の間でバランスを取る必要があります。この点が、多くの管理職が情報取り扱いに難しさを感じる理由です。
管理職が知っておくべき基本的な原則
部下のメンタルヘルス情報を取り扱う上で、管理職が遵守すべき基本的な原則があります。
1. 必要最小限の情報の取得・共有に留める
部下からメンタルヘルスに関する情報提供があった場合でも、業務上の必要性を超えて詳細を聞き出すべきではありません。あくまで、業務遂行能力への影響や、安全配慮義務を果たすために必要な範囲の情報に限定します。情報を共有する際も、その目的（例：業務調整、専門機関への連携、休職・復職手続き）に必要な最小限の範囲と関係者に留めることが重要です。
2. 情報の目的外利用をしない
部下から得たメンタルヘルス情報は、事前に説明し同意を得た目的以外には決して利用しません。例えば、単なる個人的な興味や詮索のために情報を使ったり、評価に不当に反映させたりすることは許されません。
3. 第三者提供は原則、本人の同意を得る
部下本人以外の人（他の同僚、家族など）にメンタルヘルス情報を伝える場合は、原則として本人の明確な同意が必要です。人事部門や産業医、EAP（従業員支援プログラム）担当者と連携する場合も、基本的には部下の同意を得て行います。ただし、部下の生命や身体に危険が及ぶ可能性があるなど、緊急かつやむを得ない状況では、同意なく関係部署や専門家に情報を共有することが法的に認められる場合もありますが、これは例外的なケースであり、判断に迷う場合は必ず人事部門や専門家（産業医など）に相談してください。
4. 情報の安全管理を徹底する
部下から共有された情報は、漏洩、滅失、毀損がないよう適切に管理する必要があります。具体的には、情報を記載した書類を鍵のかかる場所に保管する、電子データにはパスワードを設定する、不必要になった情報は確実に破棄するといった対応が求められます。部下の情報について他の部下や無関係な同僚と共有する行為は、情報漏洩にあたる可能性があり、ハラスメントや訴訟のリスクにも繋がります。
5. 守秘義務を遵守する
業務上知り得た部下のメンタルヘルスに関する情報は、たとえ退職後であっても外部に漏らしてはなりません。企業における守秘義務の一部として、このデリケートな情報の秘密を守る責任があります。
具体的な場面での注意点
部下からメンタル不調の相談を受けた場合
- まずは落ち着いて傾聴し、部下が話しやすい雰囲気を作ります。
- 話の内容に評価や憶測を加えず、事実として受け止めます。「つらかったですね」「話してくれてありがとう」といった共感的な姿勢を示します。
- 業務上の影響（例：遅刻が増えている、集中できていないなど）について話す場合は、客観的な事実に基づいて伝え、感情的な表現は避けます。
- 話を聞いた内容を記録する必要がある場合、個人の感情や推測ではなく、日時、本人の発言内容（「〜と言っていました」）、客観的な状況（「〇〇のミスが続いている」「〇時から△時まで離席していた」）などの事実のみを記載するように心がけます。
専門機関や社内窓口への連携を促す場合
- カウンセリングや産業医面談、EAP利用などを提案する際は、「会社としてあなたの健康をサポートしたい」「一人で抱え込まず、専門家の力を借りることもできますよ」といったメッセージと共に伝えます。
- 具体的な窓口の情報を提供します。社内の相談窓口（人事、産業保健スタッフ）、EAP、社外の医療機関や相談機関など、選択肢があることを伝えます。
- 重要な点として、部下がこれらの窓口を利用したかどうか、あるいはそこでどのような相談をしたかといった情報を、本人の同意なく管理職が知ることは原則としてできません。 カウンセリング担当者や産業医が、管理職に情報を提供する場合は、安全配慮義務を果たすために最低限必要な業務情報（例：就業上の配慮事項、休業・復職の要否など）に限定され、かつ本人の同意が得られているか、少なくとも提供することについて本人に伝えていることが一般的です。
情報共有が必要になった場合（人事・産業医・EAPなど）
- 部下の同意を得た上で、人事部門や産業医、EAP担当者などの関係者に情報を共有します。
- 共有する情報は、前述の通り、業務上の必要性に基づいた最小限の情報に留めます。例えば、「〇〇さんがメンタル不調で、業務に××の影響が出ています。産業医面談を勧めていますが、連携をお願いします」のように、具体的な状況と連携の目的を明確に伝えます。
- 部下には、誰に、どのような目的で、どのような情報を共有するのかを事前にしっかりと説明し、同意を得ることが不可欠です。
社内ルールや制度の活用
所属する企業の個人情報保護に関する規程、就業規則、メンタルヘルスに関する規程、EAPの利用規程などを確認することは非常に重要です。これらの社内ルールには、従業員の健康情報を含む個人情報の取り扱いに関する具体的な手順や注意点が定められている場合があります。不明な点があれば、自己判断せず、必ず人事部門や産業医に相談してください。彼らは情報の適切な取り扱いに関する専門知識を持っています。
まとめ
部下のメンタルヘルスに関する情報は、そのデリケートな性質ゆえに、管理職が慎重かつ適切に扱う必要があります。プライバシー保護の重要性を理解しつつ、安全配慮義務を果たすために必要な情報の範囲を見極め、原則として本人の同意のもとで取得・共有する姿勢が基本となります。
今回ご紹介した基本的な原則（必要最小限の情報の取得・共有、目的外利用の禁止、同意に基づく第三者提供、安全管理、守秘義務）を守り、社内ルールや専門機関とも連携することで、部下との信頼関係を損なうことなく、必要なサポートへと繋げることが可能になります。メンタルヘルスに関する情報リテラシーを高め、日々のマネジメントに活かしていきましょう。